¿Es obligatorio registrar el horario laboral?
El control de horarios de los trabajadores era imprescindible desde el Real Decreto-ley 8/2019 de 8 de marzo. Ahora pasa a ser un fichaje digital obligatorio para todas las empresas, sin importar el tamaño o el sector al que pertenezcan. Esto también incluye a los autónomos que tengan personal a su cargo. Se trata de pasar de sistemas manuales a un registro fiable, que se puede trazar y verificar. De esta manera se garantiza un control objetivo, seguro y de fácil acceso.
Hasta ahora la manera de fichar no estaba especificada en el RD de 2019. Pero un nuevo marco legal empezará a aplicarse en 2026 con el objetivo de evitar manipulaciones o alteraciones de los registros y garantizar la fiabilidad con un nuevo sistema.
¿Qué se necesita para cumplir con el fichaje digital obligatorio?
Deben eliminarse todos los métodos manuales empleados hasta el momento. No se volverán a utilizar registros en papel o en Excel para registrar los horarios de los trabajadores. El nuevo fichaje digital obligatorio permitirá registrar el máximo de detalles: inicio de la jornada, final e incidencias.
- Deberá poder adaptarse a todas las modalidades de cada trabajo.
- Deberá cumplir con la normativa de protección de datos.
- Se almacenará la información de forma segura y se facilitará el acceso para la inspección del Departamento de Trabajo.
¿Qué sanciones pueden aplicarse por no cumplir con el registro del horario?
Otro de los cambios que llegan con la nueva normativa es el endurecimiento de las sanciones por incumplir con el fichaje digital obligatorio. La utilización de otros sistemas ya no autorizados se considerará una infracción grave. Podrá llegar a castigarse con una multa de hasta 10.000 euros.
No cumplir con el control de horarios digital no solo puede suponer un gasto económico elevado para muchas empresas, sino que se exponen a perder su reputación en cuanto a sus habilidades organizativas y puede despertar desconfianza entre el personal en casos concretos que necesitan estar totalmente claros como las horas extra.
¿Todos los trabajadores deben registrar su jornada laboral?
Todas las empresas, sean grandes o pequeñas, están obligadas a pasar a guardar el horario laboral mediante un fichaje digital obligatorio. Antes de dar el paso, se puede revisar el sistema que se ha empleado hasta el momento. Sin embargo, las herramientas en papel o en Excel deberán ser sustituidas por un nuevo sistema digital.
Según las modalidades de trabajo, la empresa deberá adaptar el sistema de fichaje para que todos los trabajadores puedan emplearlo con facilidad. Se deberán tener en cuenta factores como los trabajos de forma presencial, en remoto, en híbrido o con flexibilidad horaria.
Es recomendable ofrecer algún tipo de formación al personal para que se sientan cómodos al emplear la nueva herramienta a diario. De este modo se evitarán errores por desconocimiento o pérdida de tiempo ante un uso inadecuado.
Por lo tanto, todos los trabajadores, incluso las personas autónomas, están obligados a registrar su jornada laboral digitalmente. Algunos colectivos que estaban exentos de fichar, como los empleados del hogar, ahora deberán hacerlo.
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