PRESENTACION TELEMATICA DE LIBROS

PRESENTACION TELEMATICA DE LIBROS

 

Dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social (antes del 30 de abril si su ejercicio social coincide con el año natural) las sociedades deben legalizar, de manera telemática, todos los libros obligatorios que deben llevar; no solo los de carácter contable, sino también, por ejemplo, el Libro de actas de los órganos colegiados.

Esta nueva obligación, con origen en la Ley 14/2013 de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, se ha desarrollado a través de dos Instrucciones de la Dirección General de los Registros y del Notariado (de fecha de 12 de febrero de 2015 y 1 de julio de 2015) resultando finalmente en vigor para los ejercicios iniciados desde 1 de enero de 2015.

1. Legalización de libros

1.1 Libros. Los libros que deben legalizarse obligatoriamente son:

  • Libro diario y libro de Inventarios y de Cuentas Anuales (libros de “carácter contable”).
  • Libro de Actas de reuniones de órganos colegiados (Junta de Socios o Accionistas y Consejo de Administración) y, en su caso, de decisiones de Socio Único.
  • Libro Registro de Acciones Nominativas (Sociedades Anónimas) y el Libro Registro de Socios (Sociedades Limitadas)
  • Libro de contratos (para Sociedades unipersonales)

1.2 Plazo. El plazo de legalización es de cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio social.

1.3 Forma de legalización:

  • Los libros que se hayan legalizado previamente en blanco pueden utilizarse hasta el 31 de diciembre de 2014.
  • Para ejercicios iniciados a partir del 1 de enero de 2015 es obligatoria la legalización por vía telemática.

1.4 Diligencia. Los libros legalizados en blanco deben ser cerrados mediante una diligencia y al primer envío telemático para legalizar libros se incorporará una certificación expedida por el órgano de administración haciendo constar dicho cierre.

1.5 Sanciones. De momento no hay previsto por parte del Registro Mercantil ningún régimen sancionador por no presentar los libros telemáticamente. No obstante, otros organismos públicos ( p.e Administración tributaria) pueden solicitar esta información y sancionar a aquellas sociedades que no hubiesen cumplido con esta obligación

2. Confidencialidad de la información

La DGRN, garantiza el deber de secreto exigido por la ley de protección de datos en relación a los libros de empresarios que se presenten para su legalización, y la imposibilidad de su difusión a terceros.
Para ello, se puede presentar esta información con tres niveles de seguridad:

  • Ficheros abiertos, sin cifrar. En este caso, es el registrador quien tiene el deber de protección de datos con carácter personal.
  • Ficheros de libros encriptados. El programa “Legalia” pone de manera gratuita la aplicación que permite la encriptación de ficheros y la generación de la clave secreta que el interesado debe conservar para aquellos usuarios que lo requieran. Es importante la conservación de esta clave para poder acceder a abrir el fichero legalizado, de lo contrario quedaría secreto para siempre.
  • Sistema cifrado con doble clave, pública y privada, suministrada por entidades que prestan estos servicios, quienes pueden encargarse de la custodia de las claves.