Tener un correo electrónico de empresa para comunicaciones profesionales

 

Se podría decir que tener un correo electrónico de empresa hoy en día es un recurso práctico para mantener bien informados a los trabajadores y para permitirles comunicarse externamente con clientes u otros profesionales según sea la necesidad de transmitir mensajes ligados a sus tareas.

En las épocas de confinamiento durante la pandemia de COVID-19, cuando trabajar a distancia se volvió una práctica muy extendida, quedó en evidencia la necesidad de facilitar una comunicación lo más fluida posible. Tener un correo electrónico es lo mínimo que prácticamente cualquier empresa podía ofrecer y utilizar fácil y cómodamente.

Ley para el trabajo a distancia

De hecho, para regularizar el trabajo a distancia, en 2021 se aprobó la Ley 10/2021, de 9 de julio. El artículo 19 de esta ley sobre derechos colectivos de las personas que trabajan a distancia dicta: “La empresa deberá suministrar a la representación legal de las personas trabajadoras los elementos precisos para el desarrollo de su actividad representativa, entre ellos, el acceso a las comunicaciones y direcciones electrónicas de uso en la empresa y la implantación del tablón virtual, cuando sea compatible con la forma de prestación del trabajo a distancia”. Por lo tanto, la empresa está obligada a proporcionar una cuenta de correo electrónico profesional para las comunicaciones internas y/o externas de esta.

Correo electrónico obligatorio de la empresa para los trabajadores

Según el artículo 14.2 Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas se expresa el derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas. En todo caso, estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los siguientes sujetos:

1. Las personas jurídicas.
2. Las entidades sin personalidad jurídica.
3. Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.
4. Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración.
5. Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración.

Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de relacionarse con ellas a través de medios electrónicos para determinados procedimientos y para ciertos colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.

Correo electrónico de empresa para notificaciones de la ITSS

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) está notificando sus actos administrativos por vía electrónica. De acuerdo con la normativa vigente, todas las empresas que sean personas jurídicas están obligadas a relacionarse electrónicamente con la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Esta obligación implica el deber de recibir las notificaciones por vía electrónica.

Para recibir una notificación electrónica, no se necesita realizar ningún trámite, ya que la notificación está asociada al Código de Identificación Fiscal (CIF) de la empresa. Una vez efectuada una notificación, el destinatario dispone de 10 días para aceptarla o rechazarla. En otro caso, la notificación se tiene por efectuada y continúa el procedimiento.

No obstante, para que una empresa sepa que la ITSS le ha enviado una notificación electrónica, es necesario que nos facilite una dirección de correo electrónico. De esta manera, le avisaremos de que se le ha efectuado una notificación y que la misma está a su disposición en una dirección Web que insertaremos en el aviso.

Se puede facilitar una dirección de correo electrónico de empresa en este enlace. Para cualquier duda sobre este trámite, se puede contactar con el Centro de Atención a Usuarios por teléfono (900-494-453) o por correo electrónico: cau@mites.gob.es o infosede@mites.gob.es

Uso del correo electrónico personal

En ningún caso una empresa puede exigir a un trabajador que utilice su cuenta de correo electrónico personal para llevar a cabo sus funciones laborales. Tampoco tiene obligación el trabajador de facilitar su correo electrónico particular ni su número de teléfono a recursos humanos. Puede hacerlo voluntariamente a efectos que considere prácticos, pero no está obligado a hacerlo.

Privacidad y acceso a la cuenta de correo de empresa de los trabajadores

El derecho a la intimidad también en el ámbito laboral está legalmente estipulado. La empresa solo puede acceder al correo electrónico de los empleados para realizar tareas de mantenimiento o en el caso de que haya indicios de un posible mal uso del correo. Para llevar a cabo el mantenimiento no es necesario acceder al contenido de los mensajes y los empleados pueden estar presentes durante estas tareas.

Si quieres más información sobre la obligatoriedad de proporcionar un correo electrónico de empresa o necesitas asesoramiento contable, fiscal, laboral o mercantil, puedes contactar con nosotros. Llámanos al teléfono: 94 694 13 23 o escríbenos a: serval@servalnervion.com