Llevar la contabilidad de una empresa consiste en la realización de sus estados contables a partir del registro de los movimientos económicos con el propósito de entender la procedencia del capital, los gastos y en función de estos, la disponibilidad final.

Están obligados a llevar la contabilidad todas las personas jurídicas, es decir, cooperativas, sociedades anónimas y sociedades limitadas; y todas aquellas personas físicas (autónomos) que sean parte del régimen de estimación directa normal.

El objetivo final es tener una imagen clara del estado de negocio y servir como base en el cálculo de impuestos. Para ello, la información operacional de una empresa es ordenada y agrupada, llevando a cabo un estudio exhaustivo de las distintas partidas que intervienen en sus movimientos económicos y financieros.

Para llevar correctamente la contabilidad de una empresa es importante llevar a cabo unas cuantas tareas en el día a día: realizar un registro diario de los asientos contables de forma ordenada, hacer un continuo seguimiento de todas las operaciones, comprobar si las facturas emitidas y recibidas son correctas, guardar tickets, facturas y cualquier justificante, etc.

Es importante asegurarse de cumplirlo todo, para que tu contabilidad empresarial sea una imagen fiel de tu empresa y puedas hacer cálculos y previsiones de futuro. Además es importante hacerlo bien para estar seguros de poder pasar una posible inspección con éxito. Solo siendo conocedor del pasado y del presente contable, podrás tener una idea clara de lo que depara el futuro facilitando así la la toma de decisiones, y anticipándote a cualquier circunstancia. Y sin perder en ningún momento el control total de las operaciones de tu negocio.

Otras tareas necesarias: presentar el libro diario y las cuentas anuales en el Registro Mercantil, hacer el depósito correspondiente de las cuentas anuales, realizar las comunicaciones exigidas a la Agencia Tributaria, cumpliendo siempre los plazos y todas las obligaciones fiscales y estar informado y al día de las novedades en materia legal y fiscal que podrían afectar a tu empresa.

 

Los principios de la contabilidad

 

Hay un conjunto de normativas que deben respetarse para lograr que el resultado final sea el reflejo fiel de la realidad financiera, económica y patrimonial de la empresa.

• Principio del devengo: todos los gastos e ingresos deben analizarse dentro del ejercicio donde se originan, independientemente del momento exacto del ingreso o pago.
• Principio de uniformidad: el criterio elegido en la aplicación de los principios contables tiene que mantenerse hasta el final.
• Principio de correlación entre ingresos y gastos: el resultado viene dado por el diferencial entre ingresos y gastos dentro del periodo analizado.
• Principio de prudencia: tanto las pérdidas como riesgos futuros han de ser contabilizados una vez que se conocen y no esperar al momento que se produzcan en realidad.
• Principio del precio de adquisición: cada bien involucrado en la operatividad de la empresa es contabilizado de acuerdo a su precio de compra o coste de producción.
• Principio de empresa en funcionamiento: la continuidad de la actividad, representa un condicional clave en la aplicación de los criterios contables.

 

¿Cuáles son las operaciones que es necesario contabilizar?

 

Hay una serie de actividades que deben quedar registradas de forma obligatoria en tu contabilidad.

• Todas las ventas e ingresos.
• Compras realizadas a nombre de la empresa.
• Dietas y gastos de cualquier tipo del personal.
• Nóminas y seguros sociales.
• Movimientos bancarios: transferencias, ingresos, tarjetas…
• Movimientos de efectivo y caja.
• Bienes de inversión
• Subvenciones concedidas.
• Impuestos: IVA, impuesto de sociedades, etc.
• Entregas o recepciones de pagarés u otros

 

Consejos para la correcta llevanza de la contabilidad de una empresa

 

Crea protocolos y procesos claros y defínelos con el máximo detalle.

Evita la improvisación e ir sobre la marcha. Si lo dejas para el último momento se incrementa el riesgo de error, duplicados o muchos otros problemas. Esto implica dedicar tiempo a ello, pues aunque parezcan horas perdidas, pueden ahorrar mucho tiempo y dinero futuro. Si no tienes los protocolos bien definidos ni trabajas con tecnología que automatice todo, ¿qué ocurriría si tus contables se ponen enfermos o dejan la empresa?

Utiliza la tecnología para automatizar y crear un sistema de trabajo

Utiliza un programa de contabilidad que te permita manejar todo el tema de manera fácil y organizada y que haga posible automatizar los procesos al máximo. Así podrás evitar errores innecesarios, aumentará la productividad de la empresa y podrás revisar la situación financiera del negocio cuando lo necesites detectando oportunidades y reduciendo la probabilidad de error.

Elige un software adecuado: completo, intuitivo y acorde con tus necesidades

La mejor opción es implementar un programa ERP completo. Así podrás resolver de una sola vez todas las necesidades tecnológicas para gestionar tu empresa, incluyendo lo que necesitas para automatizar y coordinar todos los departamentos.

La rapidez en el procesamiento de datos que posibilita un buen software de contabilidad, permite un mejor manejo de la operación indistintamente de su volumen. Una herramienta de gestión de datos es fundamental en la toma de decisiones.

Cuenta con un contable competente y en mejora constante

Si cuentas con personal en la empresa que se ocupa del tema, es fundamental que sea competente, y también que esté formado. Apóyate en una asesoría competente y con experiencia, como Serval Nervión.

Audita tus cuentas de manera periódica para evitar problemas

Es importante que de manera recurrente revises todo para ver que estás al día y en orden. Si dejas pasar demasiado tiempo, te resultará más difícil recordar a qué corresponde cada operación, si lo llevas al día, lo tendrás fresco en la memoria. Además así podrás detectar fugas y oportunidades financieras para mejorar los resultados.

Conservar los documentos que puedan ser necesarios

El ejercicio contable se fundamenta en la recopilación de toda la información económica de la empresa: gastos, ingresos y operaciones. Es importante tenerlos bien recopilados, ordenados y accesibles, ya sea en soporte físico o digital.

 

Son muchos los aspectos a considerar antes de decidir cómo llevar la contabilidad de una empresa. Requiere una metodología clara y contar con las herramientas adecuadas. Registra todas tus operaciones, elige el programa informático que más te conviene y contacta con una Asesoría Contable que te ayude.

 

Consulta con el equipo de Serval Nervión

Para cualquier cuestión relacionada con tu negocio puedes consultarnos: somos una asesoría para empresas en Bilbao especializada en los ámbitos contable, fiscal, laboral y mercantil, y estamos aquí para ayudarte.

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